Contas a receber de seguros dentários: um guia em linguagem simples para receber os pedidos de reembolso e os saldos dos pacientes

Numa clínica dentária, o trabalho está feito muito antes de o dinheiro chegar. Presta os cuidados, submete o pedido de reembolso e depois espera, às vezes semanas, às vezes muito mais se alguma coisa correr mal. O intervalo entre o tratamento e o pagamento é onde muitas clínicas perdem dinheiro sem dar por isso, não porque o dinheiro tenha desaparecido, mas porque ninguém teve tempo de ir atrás dele.

Como envelhecem as contas a receber de seguros

As contas a receber costumam ser agrupadas pelo tempo que um saldo está em aberto: 0 a 30 dias, 31 a 60, 61 a 90 e mais de 90. Uma clínica saudável mantém a maior parte das suas contas a receber no escalão de 0 a 30 dias e procura manter pequeno o escalão de mais de 90 dias, muitas vezes abaixo de 10 por cento do total, segundo se refere. Quando um pedido de reembolso passa os 90 dias, torna-se mais difícil de cobrar, e algumas seguradoras aplicam prazos de submissão que podem fazê-lo perder o pedido por completo se deixar passar a janela.

Porque é que os pedidos de reembolso ficam parados

A maioria dos pedidos parados não tem nada de misterioso. As causas comuns incluem dados do paciente e do seguro em falta ou incorretos, anexos em falta como radiografias ou relatórios descritivos, erros de codificação e elegibilidade que nunca foi confirmada antes do tratamento. Os pedidos em papel são frequentemente associados a taxas de rejeição muito superiores às das submissões eletrónicas limpas, e as clínicas que verificam os pedidos antes de os enviar relatam taxas de aceitação à primeira muito mais altas. Um pedido recusado não se limita a atrasar o pagamento. Pode acrescentar um ou dois meses ao ciclo de cobrança, contando com o retrabalho e a nova submissão.

Os saldos dos pacientes são a metade mais difícil

Quando o seguro paga menos do que o esperado ou recusa um pedido, o saldo passa normalmente para o paciente, e o dinheiro dos pacientes é sistematicamente descrito como mais difícil e mais lento de cobrar do que o dos seguros. Quanto mais tempo um saldo de paciente fica parado, menor é a probabilidade de ser pago na totalidade. Orçamentos claros no momento do tratamento, extratos enviados a tempo e um acompanhamento regular e cordial contam mais do que qualquer tática de cobrança isolada.

Como é um acompanhamento consistente

As clínicas que mantêm as contas a receber baixas costumam fazer coisas pouco glamorosas, segundo um calendário:

• Rever o relatório de antiguidade dos seguros todas as semanas, não todos os meses, para que os pedidos não envelheçam em silêncio até ao escalão de mais de 90 dias.
• Confirmar a elegibilidade e as coberturas antes da consulta, não depois da recusa.
• Registar os pagamentos prontamente, para que recusas e diferenças venham à tona depressa em vez de ficarem escondidas num atraso acumulado.
• Acompanhar os pedidos por pagar e os saldos dos pacientes com uma cadência previsível, e não apenas quando a tesouraria aperta.

Onde entra a ajuda de IA no back office

O trabalho de acompanhamento é repetitivo e sensível ao tempo, exatamente o tipo de tarefa que fica por fazer quando a receção está ocupada. O serviço ledger da Feerasta trabalha ao lado da sua equipa e do seu contabilista para manter as contas a receber de seguros em movimento: acompanha o relatório de antiguidade, assinala os pedidos que estão prestes a ultrapassar o prazo, faz surgir depressa recusas e diferenças e mantém o acompanhamento dos saldos dos pacientes num calendário regular. Foi criado para apanhar os pedidos e saldos que escapam pelas frestas, não para tomar decisões clínicas ou de cobertura por si. Para ser claro quanto aos limites: isto é apoio de contabilidade e de acompanhamento de contas a receber. Não entrega os seus impostos, não substitui o seu contabilista e não se sobrepõe à decisão de uma seguradora. Simplesmente garante que nada fica por tratar até ser tarde demais para cobrar.