Pedidos de pagamento antigos e saldos por pagar: pôr as contas a receber das seguradoras sob controlo

Um pedido de pagamento que lhe é devido não é dinheiro até ser cobrado, e quanto mais tempo fica parado, menos provável é que a veja. As referências saudáveis para uma clínica independente apontam para um prazo médio de recebimento abaixo de 30 a 40 dias, com taxas de recusa idealmente abaixo de cinco por cento. Muitas clínicas estão a ir no sentido errado: as taxas de recusa no setor têm vindo a subir para perto dos dois dígitos baixos, e quando um pedido de pagamento passa dos 90 dias esbarra muitas vezes nos prazos de submissão da seguradora e transforma-se numa perda definitiva. Os saldos dos doentes contam uma história semelhante: quanto mais antigo é um saldo, mais difícil é cobrá-lo.

Porque é que as contas a receber pioram sem se dar por isso

A maioria dos problemas de contas a receber não é uma única falha dramática. Um pedido de pagamento é recusado, ninguém o retrabalha nessa semana, ele escorrega para o escalão de antiguidade seguinte e depois para o outro. Um saldo de um doente é enviado uma vez e nunca mais é acompanhado. O trabalho para estar em cima disto é real e repetitivo, e num consultório pequeno compete com tudo o resto que a receção e o responsável de faturação estão a fazer. O resultado é uma perda lenta e invisível, e não uma crise óbvia.

O que um back office com IA vigia por si

Um assistente de back office com IA foi feito para fazer o acompanhamento constante para o qual as pessoas deixam de ter tempo. Trabalha em conjunto com o seu responsável de faturação e o seu contabilista, não em vez deles, e consegue:

• Assinalar pedidos de pagamento antigos quando passam os 30, 60 e 90 dias, para que nada escorregue em silêncio até se tornar uma perda.
• Reunir recusas e rejeições num só sítio, para que o retrabalho fique em fila em vez de esquecido.
• Acompanhar os saldos dos doentes e lembrar um seguimento atempado e cortês enquanto o saldo ainda é recente o suficiente para ser cobrado.
• Resumir o panorama das contas a receber, para que veja, em números simples, onde está o dinheiro preso e há quanto tempo.
• Reconciliar o que foi faturado com o que foi pago, para que pagamentos a menos e remessas em falta não passem despercebidos.

Onde não ajuda, e as ressalvas honestas

Isto é um assistente de acompanhamento e seguimento, não uma empresa de faturação nem um codificador. Não decide códigos CPT nem de diagnóstico, não entrega os seus impostos nem substitui o juízo de um responsável de faturação certificado numa recusa complexa. Consegue assinalar que um pedido de pagamento foi recusado e o motivo indicado pela seguradora, mas é uma pessoa que continua a ser responsável pelo recurso e pela documentação clínica que o sustenta. Também não consegue cobrar um saldo a um doente que genuinamente não pode pagar, e nunca deve fazer contactos que pareçam agressivos. Como tudo o que toca em dados de doentes e de pagamentos, tem de ser configurado com controlos de privacidade e de acesso.

Uma forma razoável de começar

O primeiro passo de maior valor é normalmente a visibilidade: um relatório honesto de antiguidade e uma fila de recusas e saldos antigos sobre os quais possa realmente agir. A maioria das clínicas fica surpreendida com o quanto está parado logo depois do ponto em que é fácil cobrar. A partir daí, automatizar os lembretes de seguimento de rotina, do lado dos pedidos de pagamento e do lado dos doentes, tende a reduzir o prazo médio de recebimento sem acrescentar horas à semana de ninguém. O objetivo é uma tesouraria estável e menos dólares que ganhou mas nunca chegou a receber.