É mesmo roubo? Porque é que a maioria das perdas numa loja de conveniência é um problema de papelada

Quando o inventário não bate certo com os livros, o primeiro instinto é desconfiar de um funcionário. Às vezes, com razão. Mas muito do que se dá como roubo não é nada disso. As perdas de inventário no retalho ficam, em média, bem acima de 1,5% das vendas, e o setor da prevenção de perdas sabe há anos que uma grande parte nem sequer foi roubada. São contagens erradas, erros na receção de mercadoria, sobrefaturação dos fornecedores e enganos na caixa, que acabam metidos no mesmo saco do roubo porque ninguém foi atrás da verdadeira causa.

As quatro categorias de perdas, e qual delas leva a culpa

As perdas vêm do roubo externo, do roubo interno, de erros administrativos e de papelada, e de problemas com fornecedores. O roubo é real e vale a pena proteger-se dele. Mas as categorias silenciosas acumulam depressa e quase nunca levam alguém a rever as imagens das câmaras:

• Erros na receção: foram-lhe faturadas doze caixas e recebeu dez, ou o preço na fatura não correspondia ao custo acordado.
• Diferenças de caixa: um funcionário dá o troco errado ou conta mal a gaveta, e a falta fica registada como perda, com uma vaga suspeita de roubo associada.
• Erros de leitura e de preço: artigos registados ao preço errado, o dia inteiro, todos os dias.

Isto importa porque a solução para cada categoria é completamente diferente. Câmaras e contratações mais rigorosas não fazem nada contra um fornecedor que lhe entrega menos do que fatura todas as terças-feiras. Se culpar a categoria errada, gasta dinheiro a resolver um problema que não tem, enquanto a verdadeira fuga continua.

Como descobrir para onde vai realmente o dinheiro

A única forma de separar o roubo da papelada é reconciliar, artigo a artigo, o que comprou com o que vendeu e com o que está na prateleira. Quando o faz, surgem padrões: uma categoria que fica sempre a faltar aponta para um problema de processo, não para uma pessoa. Uma contagem rigorosa após cada entrega apanha a entrega incompleta antes de ter pago por ar.

Onde a Feerasta entra, e onde entra o equipamento

A maior parte disto é um problema de reconciliação de back office, por isso a nossa linha ledger é a indicada. Ajudamo-lo a fazer corresponder faturas a entregas, a apanhar sobrefaturação e entregas incompletas dos fornecedores, a reconciliar as diferenças de caixa com as vendas e a distinguir entre uma fuga de papelada e um padrão real de roubo, para deixar de adivinhar. Isto combina naturalmente com o nosso trabalho sobre cobranças a mais em faturas DSD, já que a faturação dos fornecedores é uma das maiores categorias escondidas.

Para a parte que é genuinamente roubo, o equipamento ajuda, e essa é a nossa linha edge: câmaras e controlos no ponto de venda que dissuadem e documentam. A sequência honesta é reconciliar primeiro. A maioria dos proprietários que faz as contas descobre que a solução mais barata, apertar a receção de mercadoria e o manuseamento do dinheiro, recupera mais do que qualquer câmara alguma vez recuperaria, e só gasta em equipamento para a perda que é realmente roubo.