Orçamentos claros à partida: a solução para os saldos de pacientes que não param de crescer

Poucas coisas estragam tão depressa a relação com um paciente como uma fatura que ele não esperava. E poucas coisas prejudicam tanto a tesouraria como saldos que ficam por pagar. Os dois problemas são, na verdade, o mesmo. Quando os pacientes são surpreendidos pelo valor que devem, pagam tarde ou não pagam, e quanto mais tempo um saldo envelhece, menor é a probabilidade de alguma vez ser cobrado.

Porque é que os saldos se acumulam

A maior parte das contas a receber de pacientes não resulta de pessoas que se recusam a pagar. Resulta de expectativas pouco claras:

• Nenhum orçamento antes do tratamento, pelo que o paciente só fica a saber quanto lhe cabe pagar quando chega o extrato.
• Estimativas do seguro que se revelam erradas e deixam um saldo inesperado depois de o pedido de reembolso ser processado.
• Nada é cobrado na consulta, pelo que o valor total se transforma numa fatura a perseguir mais tarde.
• Nenhum calendário de acompanhamento, pelo que pequenos saldos vão envelhecendo em silêncio até deixarem de ser, realisticamente, cobráveis.

O padrão que os profissionais descrevem é sempre o mesmo: quando um paciente sai com um saldo em aberto, as probabilidades de cobrança descem e, ao fim de cerca de um mês, muitas vezes está a lidar com alguém que mudou de seguro, mudou de casa ou simplesmente deixou de responder.

A solução é sobretudo uma questão de timing

O passo mais eficaz é definir expectativas financeiras claras antes de o tratamento começar. Confirme a cobertura, calcule a parte do paciente com o rigor que a informação disponível permitir e cobre a parte conhecida no momento do atendimento. Depois, acompanhe o que ficar em falta segundo um calendário definido, para que os pequenos saldos sejam tratados enquanto ainda estão frescos.

Onde entra o nosso serviço Ledger

O nosso serviço Ledger foi criado para o lado financeiro da clínica. A partir dos dados do seu software de gestão clínica, consegue mostrar a antiguidade dos saldos dos pacientes, assinalar quanto está parado há mais de 30, 60 e 90 dias e ajudá-lo a perceber onde é que os saldos estão a ser criados, para que a fuga seja corrigida na origem e não apenas remediada.

Limites, com toda a honestidade. O Ledger dá-lhe visibilidade e estrutura; não faz chamadas de cobrança por si e não constitui aconselhamento jurídico nem de cobrança de dívidas, que têm as suas próprias regras. Os orçamentos são estimativas, porque o seguro pode sempre decidir de forma diferente do esperado. O que o Ledger faz é tornar o quadro financeiro suficientemente claro para agir, e suficientemente cedo para fazer diferença. As clínicas que orçamentam com rigor e cobram na consulta tendem a ter contas a receber muito mais pequenas, e muito menos conversas constrangedoras sobre uma fatura que ninguém viu chegar.