Produção por cadeira: o número que lhe diz se precisa de um consultório maior

Quando uma clínica parece cheia, o instinto é acrescentar: mais um gabinete, mais um higienista, mais horas. Às vezes é a decisão certa. Muitas vezes, as cadeiras que já tem estão paradas mais tempo do que pensa, e o crescimento mais barato está escondido na agenda. A forma de saber é medir a produção por cadeira e quanto do tempo de cada cadeira é realmente usado.

Dois números que vale a pena acompanhar

A taxa de ocupação da agenda é a parte do tempo de cadeira disponível em que há um paciente sentado. Se um gabinete está aberto oito horas e há um paciente na cadeira durante seis horas e meia, isso dá cerca de 81 por cento. Refere-se com frequência que as clínicas de alto desempenho apontam para uma ocupação de 85 a 90 por cento. A produção por cadeira é o que cada gabinete gera. Uma verificação de capacidade muito citada é saber se cada cadeira está a produzir na ordem dos cinquenta mil dólares em cobranças mensais; abaixo disso, há normalmente margem para otimizar antes de acrescentar custos fixos.

São regras práticas, não leis. A combinação de especialidades, as tabelas de honorários e o mercado local fazem mexer os números. O valor está na tendência e nas lacunas, não em atingir exatamente a meta de outra pessoa.

Onde se perde o tempo

O tempo de cadeira parado raramente tem uma única grande causa. Vai-se acumulando:

• Buracos deixados por cancelamentos que nunca são preenchidos.
• Dias desequilibrados, com manhãs cheias e tardes vazias.
• Agendamento por blocos que se foi desviando, de modo que o tempo de maior valor é ocupado por quem ligou primeiro.
• Faltas que deixam vazia uma sala pela qual está a pagar.

Onde entra o nosso serviço Ledger

O nosso serviço Ledger foi criado exatamente para este tipo de pergunta operacional sobre dinheiro. A partir dos relatórios do seu software de gestão clínica, consegue apresentar a produção e a ocupação por gabinete, mostrar que cadeiras e que dias estão subaproveitados e quantificar quanto lhe custa uma hora parada. Isso transforma uma sensação vaga de estar ocupado num retrato claro de onde está realmente a capacidade.

Alguns limites, com honestidade. O Ledger reporta o que o seu software já regista, por isso os números são tão bons quanto o registo dos seus dados. Não vai reorganizar o seu agendamento por blocos nem contratar por si; essas são decisões clínicas e de gestão. E uma taxa de ocupação alta não é automaticamente boa se estiver cheia de tempo de baixo valor. O que o Ledger lhe dá é a visibilidade para tomar essas decisões de forma deliberada. Muitas clínicas descobrem que conseguem aumentar a produção de forma significativa sem acrescentar uma única cadeira, apenas por verem onde as que já têm ficam sem uso.