Sobrefaturação de material e margens apertadas: como as clínicas dentárias pagam a mais sem dar por isso

O material é um dos poucos custos de uma clínica dentária que consegue realmente controlar, e um dos mais fáceis de deixar de vigiar. Abre conta num grande distribuidor, as encomendas vão seguindo, as faturas são aprovadas e, com o tempo, os preços vão subindo um pouco de cada vez. Cada aumento é pequeno o suficiente para ser ignorado. Juntos, podem ir comendo, sem ruído, uma margem que já era apertada.

Quanto deveria custar o material, e o que está a acontecer aos preços

Os custos de material são habitualmente estimados em cerca de 6 a 8 por cento da receita numa clínica de medicina dentária geral, embora muitos consultórios independentes refiram valores bem acima disso. Relatórios recentes do setor descreveram uma subida acentuada dos custos do material dentário, muitas vezes indicada em cerca de 10 a 12 por cento num único ano em descartáveis, anestésicos, materiais restauradores e custos de laboratório, à medida que a inflação atravessou a cadeia de abastecimento e os distribuidores a repercutiram. Quando a base sobe a este ritmo, uma clínica que não verifica ativamente os preços está quase de certeza a pagar mais do que precisa.

As cobranças a mais que se escondem à vista de todos

A maior parte dos pagamentos a mais em material não é fraude. É atrito. Os culpados habituais incluem:

• Subidas graduais de preço. O mesmo artigo custa alguns dólares mais este trimestre do que no anterior, sem qualquer alerta nem conversa.
• Cobranças em duplicado. O mesmo artigo faturado duas vezes, ou uma encomenda feita duas vezes porque duas pessoas pensaram que não tinha seguido.
• Preços fora do acordo. Negociou um preço, mas a fatura não o reflete.
• Diferenças de quantidade e de unidade. Faturado um fardo quando encomendou uma caixa, ou cobrada uma unidade diferente da esperada.

Estas situações passam porque verificar uma fatura de um distribuidor linha a linha, contra a fatura anterior e contra os preços acordados, é um trabalho fastidioso para o qual ninguém tem tempo durante um dia clínico. Por isso as faturas são aprovadas por confiança, e é precisamente na confiança que as subidas graduais de preço se apoiam.

Custos de laboratório e acompanhamento de margens

Os custos de laboratório são um sorvedouro silencioso à parte. Se o custo de laboratório de uma coroa sobe mas o preço que cobra não, a sua margem nesse procedimento encolhe sem que ninguém repare. Acompanhar os custos de laboratório face aos procedimentos a que dizem respeito é a forma de detetar um caso em que, na prática, está a trabalhar com prejuízo num serviço comum.

O que pode realmente fazer

As clínicas que mantêm os custos de material sob controlo tendem a comparar preços entre distribuidores, a negociar ou a recorrer a grupos de compras e a verificar as faturas face aos preços acordados, em vez de as aprovarem em piloto automático. A negociação e as compras em grupo são frequentemente apontadas como forma de recuperar percentagens significativas nos mesmos produtos, porque os distribuidores fixam preços em função do que cada clínica aceita.

Onde entra a ajuda de IA no back office

A parte da verificação de faturas é repetitiva e minuciosa, e é por isso que fica por fazer. O serviço ledger da Feerasta verifica as faturas de material dentário de distribuidores como a Patterson e a Henry Schein face ao seu histórico e aos preços acordados, assinala cobranças a mais, duplicados e aumentos inesperados, e acompanha os custos de laboratório face às margens, para que veja onde um procedimento está, sem dar nas vistas, a perder dinheiro. Trabalha ao lado do seu contabilista e nunca entrega os seus impostos. Não vai negociar os seus contratos por si nem decidir que distribuidor usar, mas vai garantir que vê as cobranças a mais com clareza, em vez de as aprovar mês após mês sem se aperceber.