Cobranças a mais dos fornecedores e margens apertadas: detetar erros de faturação nas contas da Ferguson e de outros

A margem de um trabalho decide-se tanto no balcão do fornecedor como na carrinha. Os materiais são uma parte enorme de cada serviço, e as faturas dos seus fornecedores, a Ferguson e os restantes, são longas, densas e fáceis de deixar passar quando está ocupado. É exatamente aí que o dinheiro se escapa: um preço que não bate com o que lhe foi orçamentado, uma linha faturada duas vezes, uma taxa de reposição em stock que não devia estar lá, um custo de entrega com que nunca concordou.

Os erros escondidos nas faturas dos fornecedores

Ninguém está a acusar o seu fornecedor de o enganar. Os erros de faturação são simplesmente comuns quando milhares de referências passam por um balcão a preços que mudam. O problema está nas letras pequenas: muitos acordos de crédito com fornecedores exigem que conteste um erro de faturação por escrito dentro de um prazo curto, muitas vezes cerca de dez dias a contar da data da fatura, sob pena de perder o direito à reclamação. Por isso, o empreiteiro que acumula faturas na carrinha e as reconcilia uma vez por mês normalmente já perdeu o direito de contestar os erros quando alguém finalmente olha para elas. O prazo fecha antes de abrir o envelope.

Coisas comuns que vale a pena detetar: um preço unitário acima do orçamento ou do preço contratado, o mesmo artigo ou a mesma entrega faturados em duas faturas, quantidades que não correspondem ao que chegou à obra, devoluções e créditos que nunca foram lançados e imposto cobrado sobre artigos que deviam estar isentos. Nenhum destes erros é dramático por si só. Uns pontos percentuais em cada fatura de materiais, acumulados ao longo de um ano de trabalhos, são a diferença entre uma empresa saudável e uma empresa com dificuldades.

Ligar os materiais a cada trabalho

A segunda metade do problema é a visibilidade das margens. Se não consegue associar o que comprou ao trabalho para o qual o comprou, não consegue saber que trabalhos deram de facto dinheiro. Muitos empreiteiros descobrem, quando vão ver, que um tipo de trabalho que julgavam rentável mal cobria os custos depois de materiais e retrabalho. Não se corrige o que não se vê.

Onde um back office com IA lê cada fatura

O nosso serviço ledger foi criado para isto. Lê cada fatura de fornecedor assim que chega, compara as linhas com os seus orçamentos e com os preços contratados e assinala tudo o que parecer errado: um preço que não bate certo, um duplicado, uma cobrança que não devia estar lá. Como trabalha quase em tempo real e não no fim do mês, faz surgir as contestações enquanto o curto prazo de reclamação do fornecedor ainda está aberto. Também agrupa os custos de materiais por trabalho para que veja as margens reais em vez de adivinhar.

Convém dizê-lo com clareza: isto deteta erros e discrepâncias, não renegocia os seus preços nem as suas relações com fornecedores, e esse trabalho humano continua a ser seu. Também nem sempre acerta à primeira; apresenta o que assinala para sua aprovação em vez de disparar contestações por iniciativa própria. E trabalha com o seu contabilista, não substitui o juízo contabilístico nem entrega declarações fiscais. O que lhe dá é um segundo par de olhos em cada fatura, todos os dias, algo que nenhum empreiteiro ocupado tem tempo de fazer à mão.

Comece por verificar um mês

Pegue nas faturas de fornecedores do mês passado e verifique dez delas, linha a linha, contra os seus orçamentos. Se encontrar nem que seja um ou dois erros, multiplique isso pelo seu gasto anual em materiais. Esse número costuma bastar para justificar que, daqui em diante, passem a ser detetados automaticamente.