Para onde vai realmente o dinheiro: conhecer os números do seu restaurante sem viver dentro do QuickBooks

A maioria dos donos de restaurantes consegue dizer-lhe as vendas de ontem à noite ao dólar e quase não faz ideia do que ficou realmente. Não é desleixo, é o próprio trabalho. As vendas são ruidosas e imediatas, os custos estão espalhados por faturas, salários e uma dúzia de pequenas despesas, e o lucro líquido só se apura semanas depois, quando as contas fecham. Entretanto, as margens são mesmo apertadas: no serviço completo, o lucro líquido é muitas vezes de apenas alguns pontos, e uma parte preocupante dos restaurantes não dá lucro num determinado ano. Com números tão apertados, não saber para onde vai o dinheiro não é um luxo a que se possa dar.

Os dois números que decidem tudo

Não precisa de um curso de finanças, precisa de dois números acompanhados de perto. O custo da comida ronda normalmente os 28 a 35 por cento das vendas. O pessoal anda muitas vezes entre 25 e 35 por cento ou mais. Somados, formam o seu custo primário (prime cost), que costuma ficar algures entre 55 e 65 por cento das vendas, e o custo primário é o número que, sem fazer barulho, determina se ganha dinheiro. Se derrapar alguns pontos, os seus poucos pontos de lucro podem desaparecer por completo, e vai senti-lo como uma vaga impressão de que um mês movimentado, não se sabe bem como, não compensou.

Porque é que o QuickBooks sozinho não resolve isto

Muitos donos têm software de contabilidade e mesmo assim não conseguem responder a «como estamos esta semana». As ferramentas de contabilidade são feitas para registar o passado e satisfazer o contabilista, não para dizer a um operador atolado de trabalho, numa quarta-feira, que o custo de pessoal subiu ou que o custo de um artigo importante disparou. Os dados existem, mas transformá-los num número sobre o qual possa agir esta semana é trabalho para o qual ninguém na sala tem tempo. Por isso o painel fica por ler e as decisões são tomadas por instinto.

O que a Feerasta Ledger lhe dá

O objetivo é visibilidade em linguagem simples, não mais um acesso que acaba por ignorar.

• Lê as faturas dos fornecedores e as transações do feed bancário e organiza-as, para que a despesa fique categorizada sem introdução manual.
• Acompanha o custo da comida, o custo de pessoal e o custo primário como percentagens das vendas, semana a semana, para que os desvios apareçam enquanto ainda pode agir.
• Assinala cobranças a mais, faturas em duplicado e erros de cálculo antes de se infiltrarem nos totais.
• Mostra a margem ao acompanhar o que paga realmente pelos artigos principais face ao que cobra.
• Mantém visíveis as contas a receber e as contas a pagar, para que saiba quem lhe deve e o que tem para pagar.

Dito com honestidade: o que não é

Isto não é o seu contabilista e não entrega as suas declarações de impostos. Trabalha ao lado de quem faz a sua contabilidade, fazendo a vigilância contínua e fastidiosa que essa pessoa não está lá para fazer no dia a dia. Também não toma decisões por si. Diz-lhe que o custo de pessoal esteve alto na semana passada ou que o preço da carne de vaca disparou, e é o senhor que decide se ajusta os horários, o menu ou o fornecedor. E só vale o que valem os dados que vê, por isso as faturas e o feed bancário têm de entrar. O que elimina é a desculpa de que não consegue conhecer os seus números sem se tornar contabilista. Com poucos pontos de margem, saber é melhor do que adivinhar, todas as semanas.