Receber o que é seu: contas a receber, provisões e o dinheiro que já ganhou

Ganhar o trabalho é só metade da tarefa. A outra metade é cobrá-lo, e é aí que muitos pequenos escritórios perdem dinheiro sem darem por isso. Os dados de faturação jurídica mostram que, mesmo quando os escritórios faturam com boas taxas de realização, uma grande parte continua a ter dificuldade em cobrar, e o tempo entre fazer o trabalho e ver o dinheiro pode estender-se por meses. Para um escritório sem um departamento de faturação próprio, esse atraso é dinheiro real parado no limbo.

Porque é que as contas a receber escorregam num escritório atarefado

Raramente é uma grande falha. São cem pequenas: uma fatura que saiu tarde, um saldo a que ninguém deu seguimento, uma provisão que se esgotou sem ninguém reparar, um cliente que simplesmente se esqueceu. A investigação sobre hábitos de faturação é consistente neste ponto. Os escritórios que enviam as faturas por email com uma forma fácil de pagar, e que acompanham os saldos em dívida, tendem a cobrar visivelmente mais do que os que não fazem nenhuma das duas coisas. A solução é sobretudo diligência, e a diligência é exatamente o que fica para trás quando se está a exercer advocacia.

Esse atraso tem também um custo silencioso. O dinheiro que faturou mas ainda não cobrou é dinheiro que não pode usar para pagar à equipa, cobrir a renda ou aceitar o próximo processo. Quanto mais tempo um saldo fica parado, mais difícil costuma ser cobrá-lo, por isso o escritório que acompanha cedo e de forma consistente tende a ficar com mais do que ganhou. O objetivo não é ser agressivo com os clientes. É ser constante e atempado, algo que a maioria dos clientes até agradece, porque a fatura nunca chega de surpresa.

O que um back office com IA trata por si

A Feerasta Ledger trabalha em conjunto com o seu contabilista atual para manter o lado do dinheiro em movimento:

• Acompanhamento das contas a receber sobre as faturas de clientes em aberto, com calendário, para que os saldos não envelheçam longe da vista.
• Atenção às provisões, assinalando quando uma provisão está a ficar baixa para que a possa repor antes de o trabalho parar.
• Contabilidade a partir dos movimentos bancários, para que os livros se mantenham em dia em vez de se tornarem uma correria no fim do ano.
• Verificação das faturas de fornecedores sobre o que paga, e uma visão mais clara das margens.

As linhas que não atravessamos

Isto é importante para um escritório de advogados. A Ledger tem uma noção geral da diferença entre fundos de clientes e fundos operacionais, mas não movimenta dinheiro entre eles, não toma decisões contabilísticas sobre fundos de clientes nem gere por si a contabilidade das contas de clientes. Essas obrigações são suas e do seu contabilista, e as regras sobre as contas de clientes são rigorosas por boas razões. A Ledger não entrega os seus impostos e não substitui o seu contabilista. Faz o acompanhamento constante e o registo que facilitam o trabalho dele e tornam a sua tesouraria mais saudável.

A ideia é simples. Já ganhou este dinheiro. O trabalho é garantir que ele chega mesmo, sem passar as noites atrás de faturas.